Introduktion

Det här är en manual för existerande klubbar och fungerar samtidigt som hjälpmedel och manual vid startandet av en ny klubb. Målet för den här manualen är att på ett enkelt sätt redogöra för det reglemente som definierar klubbarnas funktion, rättigheter, skyldigheter samt möjligheter.

 

Definitionen på en klubb

En klubb är en officiell underorganisation till Svenska Handelshögskolans Studentkår. En klubbs främsta verksamhetsprincip är att förse sina medlemmar med verksamhet, underhållning, kunskap eller annan nytta i enlighet med klubbens verksamhetsidé. Klubbens verksamhetsidé i sig definieras i klubbens stadgar vilka i sin tur stipuleras av klubbens grundare och är föremålet för grundandet av klubben. En klubbs verksamhetsidé kan i princip vara vad som helst som överensstämmer med studentkårens uppgift. ALLA studentkårens medlemmar ska har rätt att vara medlem i en officiell studentkårsklubb. Marknadsföring specifikt riktad till klubbens medlemmar är tillåten men meningen är att klubben skall marknadsföra sig för allmänheten och erbjuda alla möjlighet att när som helst skriva in sig i klubben och delta i verksamheten. En klubbs verksamhetsidé får under inga omständigheter strida mot dessa grundprinciper.

Sammansättning

En klubb skall till sin sammansättning bestå av minst en ordförande och två ledamöter. Klubbens styrelse kan dock bestå av ett valfritt antal medlemmar utöver dessa tre. Det hör till klubbens skyldigheter att föra förteckning över alla klubbens medlemmar samt att kontinuerligt uppdatera registret. Dessutom skall klubben informera  kontaktpersonen i studentkårens styrelse om förändringar i klubbstyrelsens sammansättning.

Att Grunda - Konstituering

Vid grundandet av en ny klubb skall ett konstituerande möte hållas där en ordförande samt styrelseledamöter väljs. Ett namn för klubben samt stadgar som definierar verksamhetsidén bör fastslås. Studentkårens styrelses godkännande krävs för att nygrundad klubb skall uppnå officiell status. För att få godkännande ska den nygrundade klubbens stadgar och dess styrelses sammansättning skickas till klubbarnas kontaktperson i studentkårens styrelse.

Kommunikation

Kontakten mellan studentkåren och klubbarna sker i första hand mellan klubbens ordförande och den person i studentkårens styrelse som har ansvar för klubbarna. Klubbansvariga i studentkårens styrelse nås per e-post klubbansvarig@shs.fi.

Finansiering

En klubb är en underorganisation som inte har ett direkt budgetanslag i studentkårens budget. Studentkåren fördelar resurser ämnade som finansiellt stöd till klubbarna. Studentkårens styrelse kan på anhållan av klubbarna bevilja bidrag.Bidrag kan endast beviljas en klubb som uppfyller villkoren för bidraget.

Klubbidrag

Klubbidrag är den första typen av finansieringsalternativ för klubbarna. Bidragets syfte är att stöda den ordinarie verksamheten (obs! vi beviljar inte bidrag för halarmärken eller dylika medlemskapsmärken). Klubbar har möjlighet att ansöka om bidraget två gånger om året. En av förutsättningarna för beviljandet av bidrag är att klubben presenterat sig på kårmässan. Kårmässan ordnas en gång per termin. Det är även önskvärt att minst en medlem av varje klubb deltar i klubbkvällen, som går av stapeln en gång per termin. Klubbar som har varit representerade under klubbkvällen prioriteras vid beviljande av klubbidrag. Bidragsansökan måste lämnas in under den anvisade tiden. Utöver detta måste klubben ordna minst ett evenemang per termin. Evenemanget skall vara öppet för samtliga kårmedlemmar och marknadsföras aktivt på såväl studentkåren som på högskolan. Därutöver måste klubben ha uppdaterade sidor på shs.fi med infomation om klubbens verksamhet och vad den tänkt ordna för evenemang. Botten för klubbidragsansökan finns under Bilagor på Klubbsidan på shs.fi.

Projektbidrag

Projektbidrag är en annan tillgänglig finansieringsform för klubbar. De här bidragen är, som det framgår i benämningen, projektbaserade och kan ansökas om för större projekt som gynnar hela eller största delen av studentkårens medlemmar. Ansökan om projektbidrag ska göras senast 14 dagar innan projektet påbörjas. Botten för projektbidragsansökan finns under Bilagor på Klubbsidan på shs.fi.

Övrig finansiering

Övrigt finansiellt understöd kan exempelvis ansökas av högskolan, studentkårens understödsförening eller dylik instans men då bör ansökan först behandlas och godkännas av studentkårens styrelse. Varje klubb bör även sammanställa en budget för varje termin, som lämnas in till klubbansvarige, styrelsen och generalsekreteraren i samband med bidragsansökan. Sponsor- och samarbetsavtal med företag görs i samråd med studentkårens näringslivsansvarige och hans eller hennes utskott. För övrigt är finansieringen av verksamheten klubbens interna angelägenhet.

Ansökan om bidrag

Ansökan om bidrag som beviljas av studentkåren riktas till studentkårens klubbansvarige, styrelse OCH generalsekreterare. Den föredras av den styrelsemedlem som är klubbansvarig. En bidragsansökan bör vara skriftlig. Ett färdigt botten för bidragsansökningar går att hitta påshs.fi/klubbar som du sedan fyller i och skickar per e-post till klubbansvarig@shs.fi , styret@shs.fi och gensek@shs.fi

Beviljandet av bidrag

Studentkårens styrelse beviljar, på basis av ansökan, bidrag åt klubbarna. Bidragets storlek kan fritt regleras och tilläggskrav kan även ställas av styrelsen som förutsättning för beviljandet. Beslut skall utan dröjsmål meddelas med en motivering för detta.

Frågor?

Ta i sådant fall gärna kontakt med studentkårsstyrelsens klubbansvarige!

 

Lycka till!

Werner Forsblom

werner.forsblom@shs.fi

Klubbansvarig 2016